Trucs per fer més productives les reunions

Has tingut mai la sensació que estàs perdent el temps mentre assisteixes a una reunió amb els teus companys d’equip i/o el teu cap? Ets a la reunió, però penses en altres coses? Es poden evitar aquestes sensacions fent que les reunions siguin més eficients? Intentem explicar-te com.

Segons diuen els especialistes en Construcció d’Equips (o team building, en anglès) i lideratge, una de les qüestions essencials és tenir clar el perquè es convoca una reunió. A vegades, hom té la sensació que ens trobem en aquella sala, simplement perquè toca o perquè ho posa el calendari, sense que hi hagi un objectiu definit.

Avui en dia, i després de tot el que ha passat aquest darrer any, també hi ha qui distingeix entre l’organització de reunions presencials, i reunions virtuals, donat que aquestes últimes no sempre són fàcils de controlar, ja sigui perquè tothom parla a la vegada, o perquè comencen a fallar les connexions dels assistents.

Però en qualsevol cas, les pautes essencials són les mateixes:

Abans de convocar una reunió, sigui presencial o virtual, hem de tenir clar l’objectiu: Què en volem extreure? És realment necessària?
Si és possible, s’ha de planificar amb prou temps per a informar els interessats, i que aquests es puguin preparar la reunió igual que el/la convocant, de manera que el temps s’aprofiti al màxim. De la mateixa manera, si escau, és recomanable facilitar la documentació necessària als assistents.
La convocatòria ha d’arribar només a les persones imprescindibles. De res serveix l’assistència de 20 persones, si els realment interessats i/o afectats són només 5. A l’empresa, el temps és or, i no és productiu que hi hagi molta gent fent d’espectadors forçats.
Calcular la durada de la reunió, també és important per evitar que s’allargui més de l’imprescindible, i evidentment s’ha de ser puntual perquè el compliment de l’horari sigui real. En el càlcul hem de pensar a reservar un temps per a precs i preguntes que es poden donar al final de la trobada.
L’espai on se celebra la reunió, en cas de les presencials, ha de ser adequat pel nombre de persones convocades, i ha de comptar amb totes les eines tecnològiques i analògiques necessàries per exposar clarament totes les qüestions sobre les quals s’ha de parlar.
Ja a la reunió, hem d’assignar el “paper” que ha d’assumir cada un dels assistents, si és que s’han de marcar les intervencions. El que està clar és que hi ha d’haver un moderador, que habitualment serà el convocant, per evitar que es dilueixi l’objectiu pel qual estem reunits.
Per un correcte desenvolupament, abans de començar, el moderador/convocant ha de llegir l’ordre del dia per tenir clars els temes a parlar o a resoldre, i deixar clar el motiu de la reunió. I a partir d’aquí, s’ha d’assegurar que es respecta el temps assignat a cada un dels temes i dels intervinents, perquè es compleixi l’horari establert, i tothom pugui exposar el que correspongui.
Finalitzades totes les intervencions previstes, és el moment dels precs i preguntes, per acabar de polir els temes tractats, resoldre els dubtes sorgits, i decidir si s’han de fer noves aportacions abans de donar per acabada la sessió.
En el tancament és important definir les conclusions extretes, així com les solucions als problemes que s’hagin plantejat durant la reunió, i els terminis d’execució de les accions a emprendre.
Per últim, és important fer un resum o un aixecament d’acta que reculli tot el que s’ha exposat, quines han estat les intervencions, les conclusions, i fins i tot, que detalli quines són les decisions que s’han pres i les accions que s’han de dur a terme a partir d’ara.

La consecució de totes aquestes premisses ens hauria de garantir la realització de reunions internes, amb proveïdors, o amb clients, efectives i eficients, per no acabar tenint sensació de pèrdua de temps. És especialment important, en una empresa, aprofitar el temps al màxim, per poder assolir uns objectius de productivitat i d’eficiència, que generin els beneficis econòmics necessaris per a la supervivència d’una organització, garantint així, l’estabilitat professional i personal de tots els implicats.

Vols ser el primer a rebre les últimes notícies sobre 11Onze? Clica aquí per subscriure’t al nostre canal de Telegram