Dado que durante el 2023 se prevé un aumento significativo de los costes de vuelos, hoteles y alquiler de coches, planificar con antelación tu viaje de negocios nunca ha sido tan importante si no quieres pasarte del presupuesto.

Según un informe de Global Business Travel Forecast, este año los viajes de negocios se encarecerán a causa de las subidas en tarifas aéreas (8,4%), en los precios de hoteles (8,2%) y del alquiler de vehículos (6,8%). Esto se suma al aumento de precios experimentado durante el 2022 en tarifas aéreas (48,5%), hoteles (18,5%) y alquiler de vehículos (7,3%).

A pesar de la popularidad del trabajo a distancia y las videollamadas, los viajes de negocios siguen siendo, en algunos casos, necesarios para aumentar las ventas, la cartera de clientes o los ingresos. Por lo tanto, planificar un viaje con antelación, para poder reducir gastos innecesarios, se convierte en un imperativo. He aquí algunos consejos para ahorrar en los costes de los viajes de negocios y maximizar el éxito y la eficacia de tus reuniones de trabajo:

Planifica anticipadamente

A menudo se puede ahorrar dinero si se reservan vuelos y hoteles con meses o semanas de antelación. Además, considera la posibilidad de utilizar aplicaciones o agencias de viajes con las que podrás ahorrar en reservas con tarifas de ‘packs’.

Prepara un presupuesto

Establece un límite presupuestario para los viajes de negocios. Si el viaje supera el límite establecido, plantéate si el evento o la reunión pueden realizarse virtualmente. Fija dietas para comidas y alojamiento e informa a los empleados del presupuesto.

Programas de fidelización

Trabajar exclusivamente con determinados proveedores para planificar sus viajes de negocios puede ahorrarle dinero. Animar a los empleados a inscribirse en sus programas de fidelización también te ayudará. Estas asociaciones estratégicas pueden otorgar ventajas como descuentos específicos y reservas de vuelos preferentes.

Sé flexible con las fechas y horas

Salir un día más tarde o un día antes puede ahorrar dinero tanto en vuelos como en habitaciones. Si eres flexible con las fechas, a menudo puedes conseguir grandes ofertas que de otro modo no conseguirías.

Considera la ubicación

Compara ubicaciones cuando planifiques una salida para toda la empresa, como una despedida o una actividad de formación de equipos fuera de las instalaciones. Además, al asistir a eventos, reserva un hotel fuera de las grandes ciudades y utilizar el transporte público. Los hoteles del aeropuerto o del centro de la ciudad suelen ser más caros. 

Citas previas y seguimiento

Antes de asistir a los eventos, ponte en contacto con los asistentes o representantes que desees conocer. Recopila información sobre las necesidades del cliente para aprovechar al máximo el tiempo que paséis juntos. Establece objetivos para cada reunión con el cliente, ya sea la reunión inicial, la presentación de una oferta o el cierre de un trato. Una semana antes de la reunión, vuelve a ponerte en contacto para confirmar la cita.

Elección de hotel 

Si tu empresa organiza un evento o una reunión, es importante encontrar un hotel con el espacio de reunión perfecto. Hay muchas diferencias entre las salas de reuniones de los hoteles: cada lugar tendrá características, servicios y asistencia diferentes. Por ejemplo, el equipo audiovisual puede estar incluido o no. Asegúrate de consultar las reseñas para comprobar que el servicio se ajusta a tus estándares y, si es posible, visita el lugar con antelación. No olvides preguntar si el hotel ofrece paquetes especiales, ya que muchos ofrecen descuentos para grupos numerosos.

Te recomendamos algunos hoteles de negocios en las siguientes ciudades:

Londres

Baglioni Hotel London – LHW

Barcelona

Sir Victor Hotel Barcelona

Milán

Milano Verticale | UNA Esperienze

Praga

The Grand Mark Prague

Estrasburgo

Kyriad Strasbourg Nord Palais des Congrès

Burdeos

Hotel Life Bordeaux Gare

Varsovia

Puro Warszawa Centrum

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