¿Has tenido nunca la sensación de que estás perdiendo el tiempo mientras asistes a una reunión con tus compañeros de equipo y/o tu jefe? Estás en la reunión, pero ¿piensas en otras cosas? ¿Se pueden evitar estas sensaciones haciendo que las reuniones sean más eficientes? Intentamos explicarte cómo.

Según dicen los especialistas en Construcción de Equipos (o team building, en inglés) y liderazgo, una de las cuestiones esenciales es tener claro el motivo por el que se convoca una reunión. A veces, se tiene la sensación que nos encontramos en aquella sala, simplemente porque toca o porque lo pone en el calendario, sin que haya un objetivo definido.

Hoy en día, y después de todo lo que ha pasado este último año, también hay quién distingue entre la organización de reuniones presenciales, y reuniones virtuales, dado que estas últimas no siempre son fáciles de controlar, ya sea porque todo el mundo habla a la vez, o porque empiezan a fallar las conexiones de los asistentes.

Pero en cualquier caso, las pautas esenciales son las mismas:

1. Antes de convocar una reunión, sea presencial o virtual, tenemos que tener claro el objetivo: ¿Qué queremos extraer? ¿Es realmente necesaria?
2. Si es posible, se tiene que planificar con suficiente tiempo para informar a los interesados, y que estos se puedan preparar la reunión igual que el/la convocante, de forma que el tiempo se aproveche al máximo. Del mismo modo, si se tercia, es recomendable facilitar la documentación necesaria a los asistentes.
3. La convocatoria tiene que llegar solo a las personas imprescindibles. De nada sirve la asistencia de 20 personas, si los realmente interesados y/o afectados son solo 5. Para la empresa, el tiempo es oro, y no es productivo que haya mucha gente haciendo de espectadores forzados.
4. Calcular la duración de la reunión, también es importante para evitar que se alargue más de lo imprescindible, y evidentemente se tiene que ser puntual para que el cumplimiento del horario sea real. En el cálculo tenemos que pensar en reservar un tiempo para ruegos y preguntas que se pueden dar al final de la reunión.
5. El espacio donde se celebra la reunión, en caso de las presenciales, tiene que ser adecuado para el número de personas convocadas, y tiene que contar con todas las herramientas tecnológicas y analógicas necesarias para exponer claramente todas las cuestiones sobre las cuales se tiene que hablar.
6. Ya en la reunión, tenemos que asignar el “papel” que tiene que asumir cada uno de los asistentes, si es que se tienen que marcar las intervenciones. Lo que está claro es que tiene que haber un moderador, que habitualmente será el convocante, para evitar que se diluya el objetivo por el cual estamos reunidos.
7. Para un correcto desarrollo, antes de empezar, el moderador tiene que leer el orden del día para tener claros los temas a hablar o a resolver, y dejar claro el motivo de la reunión. Y a partir de aquí, se tiene que asegurar que se respeta el tiempo asignado a cada uno de los temas y de los intervinientes, para que se cumpla el horario establecido, y todo el mundo pueda exponer lo que corresponda.
8. Finalizadas todas las intervenciones previstas, es el momento de los ruegos y preguntas, para acabar de pulir los temas tratados, resolver las dudas surgidas, y decidir si se tienen que hacer nuevas aportaciones antes de dar por acabada la sesión.
9. En el cierre es importante definir las conclusiones extraídas, así como las soluciones a los problemas que se hayan planteado durante la reunión, y los plazos de ejecución de las acciones a emprender.
10. Por último, es importante hacer un resumen o un levantamiento de acta que recoja todo el que se ha expuesto, intervenciones, conclusiones, e incluso, que detalle cuáles son las decisiones que se han tomado y las acciones que se tienen que llevar a cabo a partir de ahora.

La consecución de todas estas premisas nos tendría que garantizar la realización de reuniones internas, con proveedores, o con clientes, efectivas y eficientes, para no acabar teniendo sensación de pérdida de tiempo. Es especialmente importante, en una empresa, aprovechar el tiempo al máximo, para poder lograr unos objetivos de productividad y de eficiencia, que generen los beneficios económicos necesarios para la supervivencia de una organización, garantizando así, la estabilidad profesional y personal de todos los implicados.

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